Accueil / Colloquium s'engage en faveur du développement durable

Charte d'engagement

 

1. Principes généraux 

Colloquium et ses collaborateurs ont choisi de s’engager dans une démarche citoyenne en faveur de la responsabilisation des pratiques professionnelles dans le secteur de l'événementiel.

Dans cette charte, nous nous engageons au côté de nos clients, à prendre part à la dynamique éco-responsable actuelle, en impliquant tous les acteurs de notre écosystème : participants, fournisseurs, centre de congrès …

La méthodologie et les actions menées par l’équipe Colloquium se veulent volontaires, pragmatiques et collectives.

2. Champs d'actions

Colloquium a choisi de centraliser et d’organiser ses actions en faveur du développement durable autour de 5 thématiques identifiées comme impactantes dans l’organisation des événements.

  • Réduire l'impact des déplacements (invités, équipe)
  • Améliorer la gestion des déchets
  • Mettre en place une communication responsable
  • Politique des achats responsables
  • Accueil et Inclusion  

3. MÉTHODOLOGIE POUR DES PRATIQUES PLUS RESPONSABLES

PROPOSER à nos clients des solutions alternatives

  • Assurer notre devoir de conseil auprès de nos clients et leur proposer systématiquement  la mise en place d’actions pour des événements plus responsables : réduction progressive des objets à usage unique ou des goodies, abandon des impressions papier, recyclage des déchets, traitement des surplus alimentaires, limitation des déplacements durant la phase de préparation etc..

FAVORISER l’adoption des bonnes pratiques chez nos partenaires

  • Communiquer cette charte d’engagement auprès nos partenaires afin de les sensibiliser à notre démarche.
  • Relayer les actions déjà mises en place par nos partenaires (Palais des Congrès, Prestataires …) auprès des différents acteurs  de nos congrès (exposants, participants ou personnel d'accueil etc).. afin de favoriser l’adoption des bonnes pratiques et de responsabiliser chacun.

ANALYSER “au mieux disant” les offres de prestations que nous recevons afin de dépasser le seul comparatif de prix

  • Intégrer des critères de type RSE dans nos appels d’offres et interroger des sociétés parties prenantes de cette démarche.
  • Identifier et étudier chaque poste où il est possible de proposer des solutions plus durables.

ASSOCIER les entreprises locales ainsi que les entreprises agissant pour l’insertion sociale à nos processus d’achat

  • Interroger des prestataires de proximité afin de limiter les déplacements et favoriser l’économie locale.
  • Agir en partenaire avec les acteurs de l’économie sociale et solidaire pour favoriser l’insertion dans la vie professionnelle des personnes en situation de handicap.

INTÉGRER tous les publics dans nos événements

  • Tous les participants à nos événements doivent pouvoir y accéder en toute autonomie et être accueillis sans discrimination.

 

4. PLAN D’ACTIONS COLLECTIF ANNEE 2019

Pour rendre cette charte effective, un groupe de travail a été constitué au sein de Colloquium pour identifier et mettre en place un certain nombre d’actions concrètes à mettre en place au cours de l’année 2019.

 

 

Champs d’actions

Indicateurs / mesure de performance

Action 1 : Réduire l'impact des déplacements

1

Proposer à nos clients des réunions de coordination par téléphone. Prévoir entre une et deux réunions sur le site si événement situé en région.  

Nombre de billets émis par collaborateurs pour des réunions préparatoires.

2

Mise en place d'un module de mise en relation pour le covoiturage à l’attention des congressistes.

Mettre en place le dispositif pour au moins 2 congrès qui ont lieu en 2019, analyser les résultats et les présenter aux collaborateurs CLQ lors d'une réunion mensuelle.

Action 2 : Améliorer la gestion des déchets

1

Supprimer les listes papier pour les inscriptions (Type Ateliers / Déjeuners etc, dîner..) au profit de support informatique.

Aucune liste imprimée sur les événements à partir de Septembre 2019.

2

Mettre en place un système d'évaluation éco-responsable des hôtels sur la base d'un questionnaire à compléter par les hôteliers directement.

Mise en place du dispositif pour toutes les sites Hôtellerie ouvert à partir du 1er Juillet 2019.

3

Travailler avec nos fournisseurs pour trouver des solutions de moquette recyclable / réutilisable ou une alternative à la moquette.

Rédaction d'une note d’information sur le traitement ou l’usage de moquettes recyclées  à destination de l'interne. Et diffusion de ces conclusions, des bonnes pratiques identifiées sur le traitement des moquette via une newsletter à nos clients / partenaires.

4

Elaboration, mise en place et suivi d'indicateurs qui permettent d'évaluer notre engagement éco-responsable dans notre métier (Interne) : Nombre de feuille imprimés par mois / nb de personnes | Nombre d'emails envoyés par mois / nb de personnes | etc..

Indicateurs à mettre en place dès le mois de Janvier et à suivre tous les mois jusqu'à la fin de l'année (diffusion des indicateurs à tout le monde)

Action 3 : Communication responsable

1

Rendre public les engagements et les actions de Colloquium en faveur du Développement Durable

Intégrer sur le site web Colloquium, la Charte Développement Durable de Colloquium.

2

Ajouter dans chaque newsletter, 1 encart qui met en avant une action développement durable mise en place sur les congrès.

Rédiger 5 encarts types à intégrer dans les newsletters, les proposer et les intégrer dans les newsletters à partir du 1er Mai 2019

3

Rédiger et diffuser aux exposants de nos congrès, un guide pour leur permettre de choisir des fournisseurs dans une démarche éco-responsable

 

4

Identifier un label RSE / ECO Responsable applicable à nos évènements, accompagner le chef de projet dans sa mise en place

Accréditation d'au moins 2 évènements dans l'année à ce label

5

Rédiger et diffuser à nos nouveaux clients, un document détaillant notre démarche éco-responsable

Rédaction du document , mise en page et diffusion à nos nouveaux clients à partir du 1er Juin 2019

6

Rédiger et diffuser un emailing à destination de nos clients / partenaires pour donner des exemples d'action facile à mettre en place

Envoi de cet emailing en Juin 2019

Action 4 : Achats responsables

1

Rédiger une charte traiteur à annexer à nos appels d'offre (y compris le traitement des surplus/ déchets alimentaires)

 

2

Réaliser une fiche LIEUX pour les 12 plus gros palais des congrès français listant les démarches RSE (y compris accueil PMR etc..) et les idées pour les utiliser au mieux lors des congrès (Exemple : Taxi vélo à Lille etc..)

Rédiger le format du document, et compléter le document en étant le plus concret possible

Action 5 : Accueil et inclusion

1

Intégrer dans les recrutements Team Solution pour les congrès du personnel en réinsertion ou avec handicap

 

 

En savoir plus sur cette démarche, contactez Emilie Simon - e.simon@clq-group.com

Partager cet article