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En Juin 2017, le plus grand congrès mondial d’ORL a rassemblé plus de 8 500 docteurs ! La Société Française d’ORL a confié à Colloquium la mission d’organiser et promouvoir le congrès mondial d’ORL. A découvrir dans cet article quelques conseils pour réussir un congrès mondial.

Etape 1 : s’appuyer sur une base de données solide

L’objectif de départ était d’attirer 6 500 médecins ORL du monde entier.

Première étape, nous avons commencé par enrichir la base de données de notre client et pour cela nous avons mis en place plusieurs leviers pour récupérer des contacts (bien sûr en respectant la législation sur la collecte de données !)

  • Une page contact/ newsletter sur notre site internet - permet aux futurs participants de poser leurs questions et de nous laisser leurs adresses emails pour pouvoir les contacter (et les ajouter à notre base de données)
  • Des jeux-concours et tirages au sort - nous avons organisé plusieurs tirages au sort durant la promotion de cet événement : le participant remplit son « formulaire » avec les informations qui nous intéressent avec la possibilité de gagner une inscription gratuite ou une invitation au dîner du congrès. Ce système fonctionne très bien !

Grâce à ces différents leviers, nous avons pu toucher un total de 25 000 contacts qualifiés provenant du monde entier. Cependant, le contact humain est tout aussi important.

Etape 2 : la promotion à l’étranger, un atout de taille

Afin de créer le buzz et rendre cet évènement incontournable, nous sommes allés assurer sa promotion partout dans le monde via des évènements partenaires : Prague, Barcelone, Lisbonne, Rome, Istanbul, Dallas, San Diego, Nagoya, Dubai, Cuba. Au total 48 mille km parcourus !

Notre méthode est simple, négocier des échanges avec des événements partenaires : bannière sur le site internet, insertion du programme préliminaire dans les sacoches, présence sur place avec un stand...

Pour chacun des partenariats, le but était de négocier un maximum de visibilité pour le congrès et d’adapter sa demande à son interlocuteur.

"Si je souhaite être visible sur un congrès majeur, j’essayerai, de négocier au mieux pour avoir un stand à l'occasion de leur évènement, et que mon client intervienne en session afin de faire la promotion de l’événement."

"Si l’évènement est intéressant mais secondaire pour ma cible, je préférerai insérer un « save the date » ou un programme dans les sacoches, négocier un bandeau dans une newsletter..."

Le secret a été de capitaliser sur les bonnes relations de notre client avec les associations consœurs pour construire un réseau de partenaires à travers le monde. Ce travail de mobilisation des énergies s’est fait patiemment sur plusieurs années.

 

Etape 3 : il faut être digital !

La promotion d’un événement passe aussi par le bouche à oreille et quoi de mieux que les réseaux sociaux pour élargir sa cible ?  En 2017, il est obligatoire (ou du moins vivement conseillé !) pour n’importe quel événement, d’être présent sur les réseaux sociaux, d’avoir un site internet et d’interagir avec sa communauté.

 

Etape 4 : basé sa communication sur un site internet incontournable

Dans le cas du congrès mondial, nous avons fait le choix de déployer d’abord un « mini-site web» pour les premières communications à partir de 2013. En 2015, nous avons choisi de créer un site "responsive" pour  favoriser le référencement. Cette démarche en 2 temps nous a permis de bénéficier d’un site « à la page » des dernières technologies au plus fort de la communication.

Nous avons noté une moyenne de 40% de connexions au site internet via mobile et une moyenne de 15 000 visites par mois.

Pour atteindre cette fréquentation, nous avons produit beaucoup de contenu en écrivant des articles tous les mois sur la vie du congrès ou sur la profession. Nous y avons notamment raconté nos nombreux déplacements. En langage marketing, on appelle cela du storytelling!

Les réseaux sociaux nous ont également permis de toucher un autre type de cible : le participant « connecté », celui qui peut être un influenceur et dont nous voulions qu’il devienne un ambassadeur de notre évènement.

Nous avons principalement travaillé sur Twitter. Après avoir testé pendant 2 mois des publications sur Facebook, il était évident que notre compte Twitter attirait beaucoup plus de personnes que notre page Facebook. Autant se concentrer sur un seul objectif plutôt que de s’éparpiller !

 

Durant les 90 jours précédant le congrès, nous avions plus de 1 600 impressions par jour et un taux d’engagement à 2%. Notre stratégie sur Twitter s’est concentrée sur le contenu scientifique en mettant en avant chacun des intervenants internationaux (en les mentionnant). Nous avons également mené quelques campagnes sponsorisées aux moments clefs de la promotion du congrès (ouverture des inscriptions, dépôt des abstracts..).

Les résultats ont été très satisfaisants: + de 42 000 impressions et 150 followers en 5 jours

Résultat : nous avons accueilli plus de 8 500 congressistes et près de 1 800 exposants venant de 130 pays différents. L’application mobile a été téléchargée plus de 5 000 fois, le congrès de Paris a été le plus grand congrès IFOS jamais organisé !

La réussite d’un événement réside dans un plan de promotion solide et la mise en place de leviers de communication, alors n’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin de conseils.

Fanny Héricourt

Marketing

f.hericourt@clq-group.com

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