Promouvoir efficacement un congrès mondial

La Fédération internationale d’ORL a confié à Colloquium la mission d’organiser et de promouvoir le dernier congrès mondial d’ORL qui s’est tenu à Paris. A découvrir dans cet article, quelques conseils pour réussir le volet promotion de votre congrès mondial.

Conseil n°1 : appuyez-vous sur une base de données solide !

L’objectif de départ était d’attirer 6 500 médecins ORL du monde entier. Nous avons commencé par enrichir la base de données de notre client et pour cela nous avons mis en place plusieurs leviers nous permettant de récupérer des contacts (bien sûr en respectant la législation sur la collecte de données ! )

– Les associations nationales – Nous avons contacté individuellement l’ensemble des associations membres de la Fédération internationale d’ORL. Certaines ont accepté de nous transmettre leur liste de membre (sous condition d’utilisation stricte), d’autres ont relayé nos communications à l’aveugle.
– Une page “contact/ newsletter” sur notre site internet – permet aux futurs participants de poser leurs questions et de nous laisser leurs adresses emails pour pouvoir les contacter (et les ajouter à notre base de données)
– Des jeux-concours et tirages au sort – nous avons organisé plusieurs tirages au sort durant la promotion de cet événement : le participant remplit son « formulaire » avec les informations qui nous intéressent avec la possibilité de gagner une inscription gratuite ou une invitation au dîner du congrès. Ce système fonctionne très bien !

Grâce à ces différents leviers, nous avons pu toucher un total de 25 000 contacts qualifiés provenant du monde entier. Cependant, le contact humain est tout aussi important.

Conseil n°2 : Faites vos bagages et parcourez le monde !

Afin de créer le buzz et rendre cet événement incontournable, nous sommes allés assurer sa promotion partout dans le monde via des événements partenaires : Prague, Barcelone, Lisbonne, Rome, Istanbul, Dallas, San Diego, Nagoya, Dubaï Cuba. Au total 48 mille km parcourus !

Notre méthode est simple, négocier des échanges avec des événements partenaires : bannière sur le site internet, insertion du programme préliminaire dans les sacoches, présence sur place avec un stand…
Pour chacun des partenariats, le but était de négocier un maximum de visibilité pour le congrès et d’adapter sa demande à son interlocuteur.

“Si je souhaite être visible sur un congrès majeur, j’essaierais de négocier un stand à l’occasion de leur événement ou que mon client puisse intervenir en session afin de faire la promotion de l’événement.”

“Si l’événement est intéressant mais secondaire pour ma cible, je préférerais insérer un « save the date » ou un programme dans les sacoches, négocier un bandeau dans une newsletter…”

Le secret a été de capitaliser sur les bonnes relations de notre client avec les associations consœurs pour construire un réseau de partenaires à travers le monde. Ce travail de mobilisation des énergies s’est fait patiemment sur plusieurs années.

Conseil n°3 : soyez digital … bien entendu 
La promotion d’un événement passe aussi par le bouche à oreille et quoi de mieux que les réseaux sociaux pour élargir sa cible ? En 2017, il était déjà obligatoire (ou du moins vivement conseillé !) pour n’importe quel événement, d’être présent sur les réseaux sociaux, d’avoir un site internet et d’interagir avec sa communauté.

Dans le cas de ce congrès mondial, nous avons fait le choix de déployer d’abord un « mini-site web vitrine» pour les premières communications à partir de 2013. Puis, nous avons déployé un deuxième site plus complet afin de favoriser le référencement. Cette démarche en 2 temps nous a permis de bénéficier d’un site « à la page » des dernières technologies au plus fort de la communication.

Nous avons noté une moyenne de 40% de connexions au site internet via mobile et une moyenne de 15 000 visites par mois.

Pour atteindre cette fréquentation, nous avons produit beaucoup de contenu en écrivant des articles tous les mois sur la vie du congrès ou sur la profession. Nous y avons notamment raconté nos nombreux déplacements. En langage marketing, on appelle cela du storytelling !

Les réseaux sociaux nous ont également permis de toucher un autre type de cible : le participant « connecté », celui qui peut être un influenceur et dont nous voulions qu’il devienne un ambassadeur de notre événement.
Nous avons principalement travaillé sur Twitter. Après avoir testé pendant 2 mois des publications sur Facebook, il était évident que notre compte Twitter attirait beaucoup plus de personnes que notre page Facebook. Autant se concentrer sur un seul objectif plutôt que de s’éparpiller !
Durant les 90 jours précédant le congrès, nous avions plus de 1 600 impressions par jour et un taux d’engagement à 2%. Notre stratégie sur Twitter s’est concentrée sur le contenu scientifique en mettant en avant chacun des intervenants internationaux (en les mentionnant). Nous avons également mené quelques campagnes sponsorisées aux moments clefs de la promotion du congrès (ouverture des inscriptions, dépôt des abstracts..).
Les résultats ont été très satisfaisants: + de 42 000 impressions et 150 followers en 5 jours

RÉSULTAT : NOUS AVONS ACCUEILLI PLUS DE 8 500 CONGRESSISTES ET PRÈS DE 1 800 EXPOSANTS VENANT DE 130 PAYS DIFFÉRENTS. L’APPLICATION MOBILE A ÉTÉ TÉLÉCHARGÉE PLUS DE 5 000 FOIS, LE CONGRÈS DE PARIS A ÉTÉ LE PLUS GRAND CONGRÈS IFOS JAMAIS ORGANISÉ !

Nanouchka Sossou

Nanouchka Sossou

Chargée de communication

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