Qualiopi : une certification incontournable
Vous le savez : la certification Qualiopi est désormais indispensable pour que l’inscription des participants à vos congrès, salariés de leur établissement, puisse être prise en charge par la formation continue (ANFH etc..).
Que vous soyez certifié Qualiopi ou pas encore, découvrez dans cet article les enjeux des audits de certification mais surtout comment transformer cette contrainte en opportunité de renouvellement continue de votre congrès.
1. Les Enjeux des audits Qualiopi : Formaliser l'existant pour valoriser vos congrès
Saviez-vous que la plupart des congrès médicaux respectent déjà, sans le savoir, les indicateurs Qualiopi ? Organisation rigoureuse, sélection des prestataires, qualité des orateurs, gestion des inscriptions, suivi des participants : autant de pratiques que vous appliquez instinctivement depuis toujours.
L’enjeu principal des audits de certification n’est donc pas de réinventer votre fonctionnement, mais de formaliser ce que vous faites déjà. Documenter vos processus, structurer vos démarches, et les présenter de manière claire aux auditeurs devient une étape clé.
Cette formalisation vous permet non seulement de répondre aux exigences des financeurs, mais aussi de démontrer la qualité et la fiabilité de vos événements. Ainsi, l’audit Qualiopi se transforme en une opportunité : celle de valoriser vos pratiques, d’assurer la reconnaissance de vos congrès, et d’instaurer une dynamique d’amélioration continue.
Vous êtes déjà sur la bonne voie, il suffit simplement de le montrer !
Trucs et astuces : Chez Colloquium, nous constituons au fur et à mesure de l’année un dossier avec les éléments de preuve habituellement attendue lors d’un audit Qualiopi. L’ensemble de ces éléments est stocké sur un Google Drive partagé et permet de préparer en amont le prochain audit.
2. Transformer la certification Qualiopi en levier de renouvellement et d'excellence pour vos congrès
Qualiopi, c’est avant tout une dynamique ! Chaque amélioration que vous apportez, chaque détail ajouté pour améliorer l’expérience de vos congressistes, est un point positif pour vos prochains audits.
Vous avez intégré les photos et les bios de vos orateurs dans le programme de votre congrès : Pourquoi pas ajouter le lien vers leur publication PubMed cette année? Cela renforcera la légitimité de l’orateur choisit vis à vis de l’auditeur Qualiopi, et cela offrira à vos participants des ressources scientifiques supplémentaires précieuses
Avec Qualiopi, l’objectif n’est pas simplement de cocher des cases, mais d’instaurer une culture d’amélioration continue. Plus vous innovez, plus vous préparez vos congrès à être toujours meilleurs… et vos audits n’en seront que plus simples.
3. Actions concrètes pour intégrer Qualiopi : l'accompagnement de Colloquium
Nous avons conçu un accompagnement sur-mesure pour guider chaque société savante dans l’intégration de Qualiopi avec des actions concrètes adaptées aux spécificités des congrès médicaux. Voici quelques exemples :
- Accessibilité numérique renforcée : Nous vous aidons à optimiser vos supports digitaux pour garantir l’accessibilité aux participants avec des besoins spécifiques. Colloquium peut gérer l’intégration de balises “alt” et ARIA sur votre site, paramétrer la navigation clavier et ajouter des sous-titres aux replays de vos conférences, pour rendre chaque contenu inclusif.
- Sensibilisation des orateurs au format inclusif : Inspirez vous des recommandations de l’AGEFIPH pour guider vos orateurs dans la conception de leurs présentations. Proposez des slides avec des contrastes adaptés, des polices lisibles, un rythme modéré et une verbalisation claire de tout contenu visuel. Proposez également des outils aux orateurs pour sous-titrer automatiquement leurs présentations, facilite l’ajout de transcriptions et veille à la clarté des visuels, pour une meilleure accessibilité des contenus aux malentendants
- Accueil personnalisé : Pour que chaque participant se sente accueilli et accompagné, nous formons vos équipes sur les meilleures pratiques d’accueil et d’assistance. Colloquium s’occupe aussi de l’adaptation de la signalétique et des points d’information, pour répondre efficacement aux besoins spécifiques des personnes en situation de handicap.
- Formats interactifs à bon escient : Les quiz et sondages instantanés sont déjà courants, mais leur usage peut encore être optimisé. Sensibilisez vos orateurs à l’importance de ces outils : un quiz placé au bon moment peut relancer l’attention, évaluer la compréhension ou amorcer une discussion enrichissante. Aidez-les à réfléchir à des questions qui apportent une réelle valeur ajoutée à leur présentation, plutôt que d’en faire un simple gadget.
- Formation des modérateurs pour des sessions de qualité : Pourquoi ne pas proposer, comme nous le faisons pour nos clients, en amont ou sur place, une formation rapide dédiée aux modérateurs des sessions ? Ces formations peuvent inclure des techniques pour gérer les discussions, relancer les débats, ou poser des questions pertinentes aux intervenants. Un modérateur bien formé apporte une réelle plus-value en dynamisant les échanges, en maintenant l’engagement du public et en facilitant une meilleure interaction entre les participants et les orateurs.
Avec Colloquium, Qualiopi devient plus qu’une certification : c’est un véritable levier stratégique pour faire évoluer votre congrès.
Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette démarche d’excellence et faire de votre prochain congrès un événement exemplaire.
