1 – Vous savez capitaliser sur votre contenu

Un congrès, c’est avant toute chose le moyen pour une société savante ou une association professionnelle de partager les connaissances et innovations autour de sa spécialité. Bonne nouvelle, le digital et les nouveaux usages qui l’accompagnent notamment quand il est question de formation continue de consultation de contenus sont parfaitement en adéquation avec cet objectif. Bien sûr, il vous faudra sans doute adapter certains formats de sessions et réfléchir à des solutions pour favoriser l’interactivité, mais par ailleurs vous pouvez dorénavant proposer des replays et favoriser l’accès au contenu pour des publics éloignés géographiquement ou secondairement spécialisés.

2 – Vous gérez intelligemment votre budget

Format virtuel, hybride ou présentiel, le sujet du budget reste essentiel. Les congrès sont une source de financement importante pour vous et la période incertaine incite à la prudence. Une réflexion globale autour des investissements et des recettes vous aidera à trouver le bon équilibre. Il ne s’agit pas simplement d’évaluer le coût d’une captation audiovisuelle mais bien d’évaluer globalement le coût de fabrication de votre congrès virtuel pour le mettre en rapport avec les revenus de sponsoring et d’inscriptions que vous pourrez obtenir.

3 – Vous collaborez avec vos partenaires et vos sponsors

Nous venons justement de parler des sponsors ! Voici un sujet important et qu’il convient d’adresser précisément. Si en 2020, de nombreux congrès se sont transformés à marche forcée et sans réellement considérer les intérêts financiers de leurs sponsors. En 2021, proposer des stands virtuels ne suffit plus (qui restent souvent déserts). Mais là encore, il y a une bonne nouvelle c’est qu’il est tout à fait possible de concevoir des partenariats éthiques et gagnants-gagnants avec vos sponsors en tirant partie de votre congrès virtuel.

4 – Vous proposez des outils intuitifs à vos participants

Après une année 2020 passée sur Zoom et en visioconférences diverses, on pourrait penser que le sujet de l’adoption des outils digitaux n’en est plus vraiment un, et pourtant… Si l’utilisation s’est largement démocratisée, vos publics sont de plus connaisseurs et donc … exigeants ! Choisir des plateformes intuitives et agréables à consulter va contribuer à garantir le bon niveau de vos inscriptions et vos consultations … et donc de vos revenus. Un autre point qu’il ne faut négliger, c’est la communication. Qui dit plus digital, dit plus de communication… avec vos participants mais aussi avec vos orateurs. A vous d’apporter votre touche !

5 – Vous savez vous faire accompagner

Un congrès présentiel ou virtuel, c’est une affaire d’équipe ! Une équipe qu’il faut constituer, coordonner, animer… En tant que PCO, Colloquium accompagne les associations, leurs comités, leurs bénévoles depuis de nombreuses années. Nous œuvrons en collaboration étroite avec les équipes permanentes pour accompagner la transformation des congrès médicaux, identifier les bons prestataires et accompagner toutes les parties prenantes vers le congrès virtuel … avec sérénité et bonne humeur !